File’IT

A solução mais avançada de Gestão Documental.
Muito mais do que organizar documentos...

PASTAS E FICHEIROS

O File’IT foi desenvolvido a partir deste princípio funcional e familiar às pessoas. Mas a sua potencialidade foi elevada a um nível muito superior. É possível ver e seleccionar a informação de inúmeras maneiras. O File’IT é uma das poucas soluções onde poderá classificar qualquer tipo de ficheiro ou formato. A informação está compartimentada por áreas de utilizador sendo este o único proprietário desta informação, sendo este a definir o que colaborar com as outras pessoas, e podendo aceder a partir de qualquer ponto no mundo onde exista uma ligação de internet.

PESQUISAS

Utilizando a mais avançada tecnologia poderá encontrar a informação que necessita em segundos, imprimir, enviar por email, colaborar ou alterar o que precisa sem necessitar de sair do seu lugar, com a maior eficiência e comodidades possíveis. Por exemplo, se estiver a classificar fotografias, pode associar a estas informações tais como Ano, Descrição, Local, Tema, etc. Podendo depois voltar a encontrá-las imediatamente sobre um conjunto de critérios que definir. No caso de documentos em formato PDF ou WORD, poderá utilizar a tecnologia FULL EXTRACT, onde todo o conteúdo é extraído e arquivado de modo que poderá efectuar pesquisas com base em informação que está dentro dos documentos e não apenas pelo nome, data, etc.

CLASSIFICAR INFORMAÇÃO

Classifique a sua informação da maneira que entender. Algo ao mesmo tempo simples e poderoso que nos permite efectuar quase tudo o que pretendemos que diga respeito à gestão de informação. Neste processo podemos criar regras para indicar que tipo de documentos estão a ser apresentados, de maneira que o sistema os reconheça automaticamente e dessa forma executar as acções de arquivo e pesquisa sobre os mesmos.
Tal como guardá-los numa determinada pasta, enviar para um conjunto de utilizadores, criar alarmes com base nas datas dos documentos, etc.

INTERNET

Consulte a informação onde precisa tal como se estivesse na empresa, precisa apenas de um computador e uma ligação à internet. O programa poderá até ser transportado num simples dispositivo USB e executado a partir daí em qualquer computador com acesso à internet. Poderá inclusivamente descarregar os documentos directamente para o dispositivo USB ou computador que está a usar.

AVISOS E NOTIFICAÇÕES SMS E EMAIL

Crie facilmente regras para ser notificado por SMS dos eventos importantes que deseje ter conhecimento, antes da data prevista ou na altura dos acontecimento.
EXEMPLO : Receba uma mensagem por SMS com o aviso de que dentro de 2 dias vai vencer a factura de um determinado fornecedor.
Receba uma mensagem por SMS completamente personalizada no seu telemóvel quando determinado cliente já procedeu a um pagamento ou que determinado documento que estava à espera entrou e foi classificado no File’IT.
Seja notificado por SMS quando determinado utilizador ainda não viu informação que enviou para análise.

COLABORAR INFORMAÇÃO

A engenhosa solução de manter a informação organizada e compartimentada dentro de uma base de dados de elevada segurança e fiabilidade facilita a partilha de informação entre utilizadores. Poderá instantâneamente enviar qualquer documento para quem quiser, ou dar acesso completo ou só de leitura apenas às pessoas que entender. Mesmo que você ou outras pessoas não estejam fisicamente na empresa. Tudo isto à distância de um simples click no seu computador, desde que possua uma ligação de rede ou à internet.

PROCESSOS

Com o File’IT, agrupar documentos completamente diferentes, sobre um determinado tema é a coisa mais simples de efectuar e encontrar mais tarde. Poderá por exemplo criar um processo, em que junta as fotografias de uma casa com o projecto da mesma, seguidamente junta as licenças da câmara, os documentos dos compradores, do banco, despesas, etc. Mais tarde poderá abrir um processo e ter acesso a todos os documentos do mesmo. Da mesma forma poderá por um documento, ter acesso a todos os outros que estão relacionados com ele no processo a que pertence.

* Existem 2 versões de comercialização do file’IT. A versão file’IT LITE não contempla Imageclass (OCR), controlo de versões sobre ficheiros, alarmes (apenas dentro da aplicação), notificações por SMS, processos, procuras globais e AD-Hoc.